成長のプロセス活用事例【戦略的な思考をもとに迷子になることなく仕組みを作る方法】

こんにちは、しょっぴーです。

最近仕組みをつくる機会が多くなってきたので、いったんプロセスをまとめておこうと思います。

会社で勤怠管理をするため、かんたんに使えるシステムを自分で作ったので、システム化に至るまでの工程について書いてみます。

何から始めたのか、どういった考えのもとシステム化ができるのか、完成に至るまでのプロセスや考え方をまとめます。

この記事を読むことで「失敗しないシステム化の方法」が理解できます。

ちなみに僕が作った勤怠管理システムは、こんな感じで販売することになりました。

販売の仕組みは別の機会にお話するとして、今回は集計をシステム化するまでのプロセスをまとめています。

システム化は以下のステップを辿ります。

まぁ、順番さえ間違えなければそんなに難しくありません。

仕組みのゴールを設定する

仕組みづくりにおいて、完成に至るかどうかの最重要ポイントは『作りたい仕組みのゴールを“常に”明確にしているかどうか』にかかっています。

今回は勤怠管理のシステムをつくったので、ゴールは『従業員の出勤と退勤の時間を把握して、勤務時間を集計する』という仕組みができれば成功です。

ゴールは三段階くらいに分けて設定する

しかしながら、いきなり「全自動で集計が完了する」といった夢物語のようなゴールを設定してしまうと、なかなか現実味が持てないため仕組みが完成することはありません。

そのため、「ある程度見えている目標」と「達成できたら嬉しい目標」といった具合にゴールを分けて設定する必要があります。

今回僕が設定したゴールは

と、こんな感じで目標設定しました。

つまり第一段階として、「手動で入力はするけど、集計は自動でされる」というゴールを設定。その次のステップとして「入力も自動、集計も自動」という理想の状態に。さらに、単純な勤怠管理ではなく「経営判断のツールになる」よう最終目標としてゴールを設定しました。

最終ゴールに到達できれば市販のツールを上回る使い方が可能になるわけです。

ゴールは分けても目的の本質は見失わない

仕組みの大前提としては、『集計された時間がわかるようになる』ということ。これが今回の目標の本質です。

手動でも自動でも、いかに効率よく「集計された時間がわかるようになる」という状態になるかがポイントとなります。

ちなみに★の仕組みはエクセルでつくったら速攻で出来上がりました。むしろ、ネットで無料テンプレートもたくさんあります。

仕組みの外枠を決める

★の場合、仕組みとしては簡易的ですが、これでも『だれが入力して、どうやって管理していくのか』というルールを決めて“運用すること”で、仕組みとしては成り立ちます。

しかし、仕組みとしては自動ではない部分があるので、「運用方法を定める」ことで仕組みとして成り立たせているわけです。これが仕組みの外枠（運用方法）になります。

システム化とはどういった状態なのか？

仕組みとは物事の構造のことです。

単純に手動でも自動でも、結果がでるように枠組みを作ればそれは立派な仕組みです。

そして、システム化とは自動的に結果がでるようにした仕組みのことで、“自動的に”とは「人」でも「IT」でも同じことです。

つまり、システム化とはコンピューター化のことではなく、だれがやっても同じ結果がでてくる仕組みのことであり、ルールを定義して人がやることもシステム化といえます。

ミスや効率を上げるために、ITを活用してシステム化を行っていると理解すれば、いろんな分野でシステム化ができることにつながります。

ちなみに、考え方をシステム化したものが「フレームワーク」や「ノウハウ」などと呼ばれたりします。システム化とは、論理的に組み立てられた仕組みということですね。

自動化させるには、仕組みの順番を明確にする

仕組みを自動化させようとした場合、ピタゴラスイッチにように順番に作動するようにしていく必要があります。

そのため、仕組みとして組み立てる順番がとても大事になってきます。

これを少し発展させたら、仕組みがバージョンアップします。

そのため、「時間を打ち込む」が「自動で飛んでくる」になればいいわけで、そのためには何が必要なのかを考えたら、★★『ボタンを押したら時間がとび、自動で集計される』の仕組みに到達できるということです。

つまり、システム化を構築するには一気に上の段階を目指すのではなく、順を追って構造をつくり進めていくことが大切なのです。

つくる順番を決める

この時、ゴールを見失わないように仕組みの骨格をある程度明確にしておきます。

仕組みの目的を踏まえた「つくる順番」のことですね。

単純に、枠組みをつくる前に屋根をつくってしまっては、乗せる土台がないため完成に近づきません。そのため、つくる順番はかなり重要なポイントとなります。

はじめから最終的なゴールを目指してしまうと、優れた部品ばかりが先に出来上がり、結局は何も完成していないと同じ状態になってしまいます。これではひたすら理想を追いかけることになり、結果につながらず挫折へとつながってしまいます。

仕組みはアップデートを繰り返すことが何よりも大切です。

第一段階を達成する仕組みからつくる

今回の例で考えると、勤怠管理において一番重要なことは、『集計された時間がわかるようになる』ということなので、とりあえず第一段階の目標は真っ先に達成する必要があるということです。

第一段階の仕組みの外枠を完成させた状態で、第二段階へ突入しましょう。

まずは、最初に設定した「ある程度見えている目標」をサクッと達成してしまうというが、仕組みをつくるうえでのポイントになります。

つくる順番としては、こんな感じです。

そのため、『エクセルで入力する仕組みを完成させる』が終わる前に「ボタンはどうやってつくるのか？」などと、調べ始めてはいけません。

いざ第二段階へ。知らない仕組みを作るには？

このあたりから、かなり専門的な知識が必要になってきますね。

今回僕が使ったのは、グーグル提供するアプリケーション開発プラットフォーム『Google Apps Script（GAS）』を活用したものになります。

GASは無料で使えて便利なツールなので、使いこなせるようになれば、かなり高度なシステムを自作することができます。

僕がつくった勤怠管理はこんな感じのシステムになりました。

基本的にはわからないことは調べたら大体のことはでてきます。

最近では『Chat GPT』なんて便利なAIツールもあるので、ググったり、AIに聞いてみたりしたら、専門的なことでも、かなり深く知識を得ることは可能です。

しかし、調べていくうちにゴールを見失うことになるので、最重要項目として『自分は今、何をしようとしているのか』ゴールを明確にして、予めつくる順番を決めておく必要があるわけです。

先ほど決めた順番はこうです。

そのうえで実際に仕組みをつくっていけば、目的を見失うことはありません。

つくる

で、実際に取り組んだこととしては、決めた順番をもとにこんな感じで仕組みを構築していきました。

つまり『成長のプロセス』をフル活用しているということです。

具体的には、グーグルのフォームというアンケートを取る時に使う機能を使い、スプレッドシートに時間を反映させることができるようになりました。

そのため、これまで使っていたエクセルをスプレッドシートに変換して、飛ばした時間が指定した場所で反映するように設定することで、★★のゴール『ボタンを押したら時間がとび、自動で集計される』にたどり着いたわけです。

注意することは、最終的な目的を見失わないようにすることだけですね。

つくっている時は目的を見失わないように注意する

作業に没頭すると、何をしているのか見失いやすくなります。

そのため、その都度自分の立ち位置を確認することをお勧めします。

なぜなら、はじめての取り組みをする際には、「やる」という作業には必ず「調べる」という作業が入ってきます。

そのため、すぐに答えが見つかれば計画通りにイメージを進めていけますが、「調べる」が続くと何をしていたのか分からなくなってくるものです。

この場合、「3.」の時間の飛ばし方を実際に調べみて、自分でできそうなら「4.」に進めばいいし、難しそうならできる人にお願いすることを模索してもいいでしょう。

重要なのは「あなたの目的が達成されること」なので、できる人にお願いするという選択はゴールへの近道になります。

その際、win-winの関係を築く必要があります。

まとめ

今回は成長のプロセスを活用して、戦略的な仕組みの作り方についてまとめました。

なかなかゴールにたどり着かない理由は、目的を見失うからに他なりません。

単純にゴールを見据えやることを決めて、それだけを取り組むことができれば、間違いなくゴールにたどり着くことができます。

このプロセスに才能がどうとかはないのです。

ゴールを見据えて取り組むだけで、だれでも必ずゴールにたどり着きます。